Quando falamos de gestão de pessoas, seja como uma tarefa das lideranças ou do RH, a missão de desenvolver os colaboradores e acompanhar suas atividades está entre uma das principais responsabilidades e desafios. E é com esse intuito que a chamada reunião one-on-one surgiu.
O one-on-one vem ganhando cada vez mais destaque, sendo uma das principais estratégias utilizadas para capacitar os colaboradores e alinhar as expectativas, sempre com um pilar de gestão humanizada e empática.
Com as transformações no mercado e a revolução do RH 5.0, o olhar de inovação e digitalização começou a passar pelo capital humano, reforçando a ideia de que para o sucesso dos negócios é preciso investir em pessoas. Por isso, cada vez mais as empresas focam em treinamentos e práticas de desenvolvimento dos colaboradores.
Confira:Como investir em treinamento e desenvolvimento dos colaboradores
Na metodologia one-on-one o diálogo que gestor tem com a sua equipe é o ponto de partida para novas ações e definições estratégicas de acordo com os desafios do momento, além de muitas vezes servir como ponto de mudanças e melhorias para a liderança.
O que é um one-on-one (1:1)?
Um one-on-one, também conhecido pela expressão 1:1, nada mais é do que uma reunião particular entre duas pessoas, normalmente líder e liderado. Em tradução livre do inglês, one-on-one significa “um a um”, que pode ser entendido também como “cara a cara”.
É possível que o one-on-one (1:1) seja um feedback individualizado, mas a principal funcionalidade dessa prática é realizar uma conversa rápida, periódica e específica com foco em um determinado projeto, atualização ou problema, a fim de encontrar buscar o melhor resultado, tudo depende das necessidades e objetivos.
Além de servir para alinhar expectativas e direcionar as ações dos funcionários, visando o desenvolvimento de uma atividade e evolução profissional. A reunião one-on-one é uma maneira de incentivar o colaborador a compartilhar suas percepções diante de empresa e o que acredita que pode ser melhorado nos processos.
Essa é uma prática já comum em muitas empresas, porém com novas estruturas de processo o one-on-one ganhou uma nova roupagem e uma metodologia mais assertiva, sendo uma ferramenta para a manutenção da cultura organizacional.
A importância da reunião one-on-one
Além de ser um alinhamento de expectativas e objetivos, o one-on-one é uma ótima maneira de destacar a importância do colaborador no desenvolvimento de cada projeto. O que ajuda o profissional a se sentir parte importante do processo, influenciando o sentimento de pertencimento.
Dessa forma, o one-on-one auxilia também aspectos como produtividade e engajamento com a marca empregadora. E assegura que os funcionários saibam exatamente o caminho para seguir com as suas entregas. Além de ser uma oportunidade para a liderança:
- Acompanhar a evolução dos projetos;
- Garantir que todos saibam as funções que devem desempenhar;
- Alinhar expectativas periodicamente;
- Permitir que todos os liderados tenham suporte.
A ausência de reuniões one-on-one (1:1) podem causar situações em que a falta de alinhamento resulta em excussões equivocadas e por consequência a necessidade de refazer algumas atividades, o que pode desmotivar o colaborador.
Quando falamos das novas gerações de talentos isso pode ser ainda mais preocupante pois é um grupo que têm uma necessidade maior de aprender com detalhes e se inspirar, além de lidar de forma mais crítica com os próprios erros e conflitos.
O papel do RH para o sucesso do one-on-one
O RH deve atuar com um influenciador para que o one-on-one aconteça, o que pode acontecer desde a implementação, caso a prática não seja comum, até a orientação e incentivo dos gestores.
Por isso, o setor deve reforçar os benefícios da reunião one-on-one (1:1) e instruir sobre a condução da conversa, de forma periódica, flexível e amigável.
Ou seja, o setor de recursos humanos pode adotar uma rotina que garanta a assertividade e credibilidade do one-on-one, incluindo a prática na cultura da empresa. Algumas dicas que o RH pode passar aos líderes:
- Agendar a reunião no calendário, para travar a agenda;
- Quando cancelar um 1:1, marcar um novo horário imediatamente;
- Escolher um local com privacidade e definir a duração da reunião.
Quais as vantagens da reunião one-on-one?
Como você leu anteriormente, as reuniões one-on-one (1:1) são uma ótima oportunidade para alinhar expectativas e impulsionar resultados melhores para os projetos. Mas podemos destacar outras vantagens também:
Evolução dos projetos
Delegar tarefas e garantir que a execução correta das mesmas não é uma tarefa simples, principalmente quando diversas partes são envolvidas e o projeto é extenso. Além disso, o próprio colaborador pode precisar de auxílio e mentoria.
Assim, a reunião one-on-one é ideal para garantir a evolução dos projetos, acompanhar as atividades feitas dentro do período e ajustar os próximos passos para garantir o sucesso das entregas e evitar a necessidade de refazer alguma etapa.
Resolução de problemas
A reunião one-on-one pode ser feita em diferentes intervalos, como semanalmente, e nesse formato pode ser a oportunidade ideal para acompanhar e resolver problemas, seja nos processos ou na relação entre colegas.
A troca, periodicidade e praticidade garante que o problema não fique muito tempo sem uma resolução e também que no decorrer das semanas seja possível acompanhar a efetividade das soluções propostas.
Espaço para feedback
O momento de troca entre gestor e liderado pode ser visto também no aspecto do feedback one-on-one, sendo uma ótima oportunidade para analisar os pontos de destaque e melhoria seja de um projeto ou do funcionário.
Com isso, o one-on-one torna-se ferramenta chave para o desenvolvimento do trabalho e das equipes. E, com a periodicidade da reunião, o espaço para analisar a evolução se torna mais cotidiano e eficiente, onde ambas partes ficam mais à vontade.
Relação entre líder e liderado
Principalmente em equipes com muitos colaboradores, o one-on-one é a metodologia ideal para garantir a aproximação entre gestores e colaboradores, isso porque na rotina diária pode ser difícil conciliar uma atenção maior.
Dessa forma, a prática contribui para a harmonia da equipe, gestão mais eficaz e próxima, que proporciona maior confiança e parceria, além da criação de um clima de trabalho mais agradável.
Como realizar esse tipo de reunião?
Agora que você já leu sobre a importância e as vantagens do one-on-one (1:1), vamos para a parte mais prática desse artigo, abordando como realizar a reunião.
Antes de tudo, é importante lembrar que para garantir o sucesso de qualquer reunião é importante exista um planejamento prévio, assim evitamos aqueles comentários de “essa reunião poderia ser um e-mail”.
Determine uma periodicidade e duração
Para que a reunião one-on-one atinja seu objetivo de acompanhar e desenvolver os projetos e colaboradores é importante que ela tenha uma periodicidade e duração predeterminadas. Por isso, busque avaliar qual a necessidade de cada funcionário, a fim de marcar o one-on-one sempre no mesmo dia da semana e horário, podendo ser semanal, quinzenal ou mensal.
Análise a necessidade de cada colaborador
O funcionário é o centro da do one-on-one (1:1) e cada um demanda certo tipo de atenção e acompanhamento, por isso é importante olhar com atenção o momento do colaborador. Por exemplo, um funcionário com mais experiência pode precisar de mais estímulo para se manter engajado e se desenvolver, enquanto um mais novo ainda está na fase de entender os processos e funcionamento da empresa.
Defina as pautas
Para que o one-on-one acontece de forma objetiva é importante pensar nos temas que serão abordados, que podem ser defino na reunião anterior ou durante a semana, isso evita a reunião fuja do tema e não seja eficiente. É possível definir por projeto, desenvolvimento, feedback e outros assuntos.
Priorize a reunião one-on-one
O compromisso da reunião é responsabilidade de ambas as partes, e uma vez que nos organizamos para que o feedback one-on-one aconteça é importante priorizá-lo e garantir que o encontro não será interrompido por outras demandas. Às vezes, imprevistos podem acontecer, sendo necessário reagendar, mas essa deve ser uma exceção.
Performance, desenvolvimento e feedback
Esses são os três pilares principais de uma reunião one-on-one e podem ser um ótimo guia de condução do bate-papo. Em performance é momento de acompanhar os resultados e metas do colaborador, depois no desenvolvimento entender quais os pontos de destaque ou melhoria, já no feedback, são os comentários construtivos para a evolução do funcionário.
A reunião one-on-one deve ser sempre uma conversa amigável, focando no desenvolvimento do funcionário e no sucesso das atividades que o mesmo desempenha. Assim, com o passar do tempo as práticas são ajustadas e o sucesso dos projetos será ainda maior.
